【米国人事基礎知識】”ホットな” 法律問題とは? -在宅勤務編-

人事・組織

更新:10/20/2020

人事業界にて、世界最大の非営利団体である「米国人材マネジメント協会/SHRM (Society for Human Resource Management)」 に寄せられた、新型コロナウイルス下における在宅勤務の管理に関するQ&Aの和訳を共有します。ぜひご参考ください。

<州外での在宅勤務>

Q:物理的にオフィス所在地の州外の自宅などで在宅勤務をしている人がいる、あるいは同様の新入社員を雇用した場合、どのような税務上の影響を考慮する必要がありますか?
また、上記状況の場合は、その州で事業を登録する必要がありますか?

A:従業員が他州で物理的に仕事をしている場合には、その州で事業登録し、納税することが一般的な要件となっています。しかし、納税義務や事業登録の義務は州により異なるため、常に該当州の登録要件を確認することが重要です。とりわけ、COVID-19やテレワークの増加により、州によってはこれらの要件が変更されています。雇用主は、具体的な義務を決定するために、当該の州法およびそのアップデートを確認する必要があります。

 

Q:他州で働く従業員の場合、雇用主は従業員が居住する州で福利厚生を提供する必要があるのでしょうか?

A:休暇給付に関しては、雇用主と異なる州で働く場合、従業員は一般的にその州の休暇給付(病気休暇法、家族休暇法など)の適用を受けることになります。ヘルスケアプランについては、従業員がリモートワークをしている州に適用されるかどうか、適用されない場合は、どのようにプランを拡大するか、また、その地域にヘルスケアプランを拡大するための追加費用が発生するかどうかを、雇用主が保険会社と相談して判断する必要があります。

 

Q:COVID-19期間中にメキシコの自宅で一時的に働く人がいる場合の条件は何ですか?

A:労働者が他国から在宅勤務をする場合、雇用主はその国の賃金・労働時間法や労働法を従業員に適用しなければなりません。給与税、健康保険プランの拡大、雇用要件、その国での事業設立、その他の要件が適用される場合があります。雇用主は、給与計算会社(該当する場合)や法律顧問に相談する必要があります。

<パフォーマンス評価>

Q:育児の問題(COVID-19関連)でリモートワークをしている社員において、グループ通話可否の課題があったり、仕事の質が期待通りではない場合は、どのように管理すればよいでしょうか?

A:一般的に雇用主は、テレワークをしている従業員の業績基準や期待値を、テレワークをしていない従業員の場合と同様の方法で管理することができます。例えば、雇用主は、期待値を設定し、フィードバックを提供し、必要に応じて懲戒を検討することができます。

 

Q:懲戒処分が必要と判断した場合、雇用主はリモートワークの契約を解除することができますか?

A:テレワークを継続するための基準として、許容できるパフォーマンスがあることが一般的であるものの、前例のないCOVID-19の状況下では、雇用主は安全上の理由から、あるいは州や地方自治体のシェルター・イン・プレースの義務を確実に遵守するために、テレワークを承認しています。しかし、雇用主は依然として従業員にパフォーマンスに対する責任を負わせています。雇用主によっては、従業員を職場に復帰させる際に、パフォーマンスの問題を理由にテレワークの取り決めを終了する場合もあります。リスクを減らすためには、方針や慣行に一貫性を持たせることが重要です。

<労務管理>

Q:在宅勤務の従業員を管理する方法として、何をお勧めしますか?タイムシート上では8時間フルに働いていると報告しているにもかかわらず、実際にはそうでない人がいます。

A:リモートワーカーの時間管理をコントロールし、生産性を向上させるために、一部の雇用主は、従業員に一日に完了したタスクと各タスクに費やした時間を記録することで生産性を追跡させ、これらの報告書を毎日または週単位で上司に提出させています。また上司は、予定されている時間よりも少ない時間で業務を行っている従業員とのコミュニケーションを増やし、管理する必要があるでしょう。

 

Q:スタッフを削減しなければならない場合、COVID-19の影響や在宅勤務とオフィス勤務の違いを意識して、人事部が注意すべきことはありますか?

A:ほとんどの雇用主は、家族の介護や学校教育を理由に在宅勤務が認められた従業員がFFCRAの下で権利を行使したことを理由に、不利な措置を取らないことを確認しなければなりません。さらに、障害者や感染リスクの高い従業員へ在宅勤務の便宜を図らなければならないことをを理由に、彼らが解雇されていないことを確認してください。重要なのは、人員削減の基準が差別的でない方法で一貫して適用されていることを確認することです。

 

Q:新入社員は初日からすぐにリモートワークをするのが一般的なのでしょうか?新入社員がリモートで仕事を始める場合、企業文化を体験してもらうためのベストプラクティスを教えてください。

A:会社によっては完全にバーチャル化されている場合もあり、新入社員が入社初日からリモートで仕事をすることになるかもしれません。リモートで働く新入社員が会社の文化を体験できるようにするために、雇用主はチーム、部署、部門、または組織内の他のグループのメンバーとのバーチャルミーティングを検討することをお勧めします。また、メンター制度やバディ制度の活用も有効です。また、バーチャルミーティングで、会社のミッション、ビジョン、価値観を確認することも有効です。

<労災>

Q:従業員が自宅で仕事をしているときに転んだ場合は、労働者災害補償の対象となりますか?

A:一般的に、テレワーカーは会社の労災保険の対象となります。在宅勤務中に発生した負傷は、請求が承認されるべきかどうかの判断のために、一般的には保険会社に報告をし、審査を受ける必要があります。

 

Q:在宅勤務の社員がケガ(自宅でのつまずきや転倒)をして労災請求をしました。会社は従業員に対して、まずは住宅所有者保険で賠償請求をするように求めることができますか?

A:これは、従業員が働いている州に依存する可能性があります。いくつかの州では、雇用者が従業員にまず他の保険のオプションを試すことを要求するのではなく、雇用者に従業員の労災請求を許可することを義務付ける労働災害法があります。労働災害に関する州のガイドラインを確認し、何が必要なのかを確認する必要があります。

<その他>

Q:オフィスと自宅で必要な機器(プリンターやモニターなど)の費用はどのように処理するのがベストでしょうか?

A:一般的には、雇用主がテレワーカーに機器を提供するのが一般的です。雇用主は、備品を前もって提供する場合もあれば、必要な購入の立て替え費用を従業員に払い戻す場合もあります。また、雇用主は、すべての機器が自宅でも本当に必要かどうかも検討する必要があります。また特に、非自発的な解雇に関しては、遠隔地にいる従業員から機器を回収できずに終わってしまう雇用主が多くいます。このようなコストのかかる問題を回避するためには、雇用主が前もってルール決めを行うことが不可欠です。

 

Q:在宅勤務に関連する「ホットな」法律問題のトップ2は何ですか?

A:「源泉徴収」と「リモートワーカーに適用される州の就業規則」の 2 つになります。

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【免責事項】

本記事は、以下SHRM (Society for Human Resource Management)の記事を参考にしております。
本記事の内容に関してまして、当社では一切の責任を負いかねますので予めご了承ください。

Source: SHRM/Ask an Advisor: Managing Telework Arrangements

 

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