業務時間が2/3程度に短縮

Sekisui America Corporation

Sekisui America Corporationは、日本にある積水化学の北米地域本社です。同社は10の企業で構成されており、人々が今日の課題を克服し、より良い明日を実現するためのソリューションを提供することに注力しています。

米国パソナがご提供する駐在員管理ツール「AGAVE（アガベ）」運用サービスを実際にご活用いただいているご感想をご担当者様から伺いました。

課題

―　AGAVE導入時の背景と課題についてお聞かせ頂けますか？

経費処理をひとりで行っていたなか、出張などの不在時には経費精算のメールやペーパーがかなり溜まってしまい、「処理が追いつかない」、「業務に大幅に時間を割いてしまう」などの問題がありました。そのような状況のなか、オンライン上で駐在員情報を一括管理できる「AGAVE」のお話をパソナから伺い、経費精算処理業務の時間削減に繋がると考え、導入を決定しました。

ソリューション

＜米国パソナのご提供サービス＞
駐在員管理サービス

海外駐在員を支援する Pasona Expat Management Services。 総務、財務担当駐在員にとって、駐在員給与業務は機密性、専門性が高いため他の業務と兼任せざるを得ない負担の大きな業務となっています。 Pasona Expat Management Services では、駐在員給与、税務業務に長けた専任スタッフが業務を実施する事により、 業務効率化を実現し担当者のコアビジネスへの集中をお約束いたします。

―「AGAVE」をご利用頂いている御社の駐在員数について教えて頂けますか？

米国では40名の駐在員が「AGAVE」を使用しています。

導入効果

―　AGAVEを導入頂き、どのようなメリットを感じいらっしゃいますか？

大きく3つのメリットがあると感じています。

1つ目は、メールベースでのやり取りがなくなったことです。これまでは経費精算の煩雑なやり取りをすべてメール上で行っておりましたが、それらはすべて「AGAVE」上にて完結できるようになりました。

2つ目は、経費精算承認の簡略化です。以前は1次承認から最終承認まですべてを行っていましたが、「AGAVE」にて一括管理を行い、Pasonaさんへその一部分をアウトソーシングをすることで、効率化ができています。

3つ目は、重要な配信情報が社内にしっかり行き届くようになったことです。導入前は、重要な内容のメールを駐在員に送っても、他のメールに埋もれてしまって読んでもらえなかったりなど、情報伝達がスムーズできないことが多々ありました。「AGAVE」ホーム画面には「お知らせ配信機能」がついており、そこを活用することで、いまはきちんと情報伝達ができています。

現在、社内業務が増えてきているため、今後はパソナのアウトソーシングの利用を検討しています。パソナは、弊社業務フローや業務詳細を把握した上で、効果を最大限に活かす形でのアウトソーシングサービスの提案をしていただけるので大変満足しています。

―　サービス導入をご検討中の在米日系企業様へのメッセージがあればお願いします。

もし「紙やメールベースでの経費精算処理が煩雑で困っている」という状況であれば、「AGAVE」を導入するのはひとつの解決手段だと思います。弊社は「AGAVE」導入後、ひとつの画面ですべての経費精算処理作業が完結するようになり、業務時間が2/3程度に短縮され、業務効率化に大変役立っています。また経費精算以外に、駐在員の個人情報管理にも活用できますので、人事業務の効率化・適正管理が期待できます。